Kako AI telefonist sprejema klice med strežbo?

Kateri klici vam vzamejo največ časa?

Ob petkih med 18. in 21. uro telefon pogosto zvoni ravno takrat, ko osebje sprejema goste ali prinaša naročila. En teden zapisujte razlog za vsak klic, na katerega ste odgovorili, in število neodgovorjenih klicev. Za začetek pripravite odgovore za tri najpogostejše razloge, recimo odpiralni čas, pot do lokala in rezervacijo mize.

Agentu posredujte tudi izjeme. Če je lokal v ponedeljek odprt, kuhinja pa ob 21. uri zapre, naj gost dobi oba podatka. Pri vprašanju o alergenu naj osebje preveri jed, sestavine in pripravo, preden gost dobi odgovor.

Kako poteka klic za rezervacijo mize?

Gost pokliče za štiri osebe v petek ob 20.00. Telefonist ponovi datum, uro in število gostov ter zabeleži ime in kontakt za rezervacijo. Če ni podatka o prosti mizi ali je zahtevana ročna potrditev, gost izve, da bo ekipa povpraševanje pregledala. Pri samodejni potrditvi sistem upošteva razpoložljivost in pravila lokala.

Dogovorite se tudi, kaj se zgodi, če gost ne more ob ponujeni uri. Telefonist lahko posreduje razpoložljivo možnost, kadar jo sistem zanesljivo prikaže. Pri skupinah, zaprtih dogodkih in posebnih zahtevah določite, kdo povpraševanje prevzame in kdaj se gostu oglasi.

Pred vklopom opravite pet poskusnih klicev

Kličite z zunanje številke kot novi gost. Po vsakem klicu preverite, kaj je gost slišal ter kateri podatki so prišli do ekipe.

1. Rezervacija za štiri osebe v prostem terminu.
2. Povpraševanje za zaseden termin ali večjo skupino.
3. Sprememba datuma že dogovorjene rezervacije.
4. Vprašanje o odpiralnem času na praznik.
5. Zahteva za pogovor z osebjem, ko je lokal zaprt.

• Kako nastaviti spletne rezervacije miz

Kaj spremljati prvi teden?

Primerjajte število spregledanih klicev, število zabeleženih povpraševanj in koliko teh povpraševanj se je spremenilo v potrjene rezervacije. Če se gostje večkrat oglasijo za potrditev iste rezervacije, popravite odgovor o tem, kdo in kdaj jim jo potrdi.